Nopeus on nykyaikana valttia ja myös IT-palveluiden läpimenoajalla on suurta merkitystä asiakkaiden kannalta. Tämä artikkeli tutustuttaa lukijan prosessin läpimenoaikaan käsitteenä ja niihin keinoihin, joilla tätä läpimenoaikaa on mahdollista lyhentää. Kerromme myös siitä, miksi IT-palveluprosessien läpimenoajan lyhentäminen on niin kovin tärkeää ja merkityksellistä.
Mitä tarkoitetaan prosessin läpimenoajalla?
Prosessin läpimenoaika tarkoittaa sitä aikaa, joka kestää suoritteen saavuttamisessa teollisuustuotannon tai palvelutuotannon prosessissa. Tällaisia prosesseja löytyy runsaasti IT-alalta, joten läpimenoajalla on suurta merkitystä tällä alalla, sillä se kuvastaa prosessien tehokkuutta. Kun läpimenoaikoja voidaan mitata, on tuloksia mahdollista käyttää esimerkiksi tietyn prosessin vaiheen tutkimiseen. Näin valittua kehityskohdetta on mahdollista tehostaa. Seuraavassa kappaleessa tutustumme keinoihin, joilla IT-alan prosessien läpimenoaikaa voidaan lyhentää.
Kuinka IT-alan prosessien läpimenoaikaa on mahdollista lyhentää?
Erilaiset kehittämismallit auttavat lyhentämään IT-alan prosessien läpimenoaikaa. Tällaisten mallien avulla voidaan esimerkiksi kartoittaa prosessin toimivuutta luomalla systemaattinen prosessikuvaus. Kuvauksen ansiosta prosessin toimivuutta on entistä helpompi arvioida. Kartoituksen jälkeen voidaan analysoida tuloksia, minkä yhteydessä on mahdollista havainnoida prosessissa ilmeneviä ongelmia ja suunnitella mahdollisia ratkaisuvaihtoehtoja, joilla ongelmat voitaisiin korjata.
Prosessin aikana on tarkoitus laatia parannussuunnitelma ja ottaa se käytäntöön. Tämän jälkeen prosessia arvioidaan uudestaan, jotta nähdään, onko parannussuunnitelma auttanut lyhentämään palveluiden läpimenoaikaa. Ellei tavoitteita ole saavutettu, on aika jatkaa prosessiin ja sen ongelmakohtiin tutustumista.
Kun IT-alan palveluprosessia lähdetään kehittämään entistä tehokkaammaksi, kuvataan aivan ensimmäiseksi tämän hetkinen palveluprosessi. Tämä on tärkeää, koska ilman tätä tietoa ei ole mahdollista kohdistaa toimenpiteitä niihin vaiheisiin, jotka vaativat mahdollisesti kehittämistä. Jotta palveluprosessaja voitaisiin mitata, tarvitaan sopiva mittaustyökalu. Toimintakaavio tai blue print ovat hyviä esimerkkejä tällaisista mittaustyökaluista. Myös asiakastyytyväisyyskyselyä tai haastattelua voidaan käyttää mittauksen työkaluna. Analysoinnin aikana on vuorossa mittaustulosten tutkiminen. Samalla päästään arvioimaan prosessin tehokkuutta. Parannusten suunnittelu pohjautuu analyysin aikana kerättyihin tietoihin.
Tehokkuus on todellinen kilpailuvaltti, joten IT-alan palveluprosessien kehittäminen ja tätä kautta tehostaminen on erityisen tärkeässä asemassa pyrittäessä vastaamaan kiristyneen kilpailutilanteen haasteisiin. Usein tehtävä kannattaa jättää alan asiantuntijoiden käsiin, sillä tehtävä on tärkeä, mutta ei kovin helppo.