Usein sanotaan, että harjoitus tekee mestarin, ja näin on myös asiakaspalvelun kohdalla. Aluksi saattaa tuntua siltä, että asiakkaiden kysymykset ovat monimutkaisia ja kohtelias äänensävykin voi olla hukassa, mutta kun asiakaspalvelua harjoittelee riittävän pitkään, alkaa se sujua kuin itsestään. Löydät tästä artikkelista muutaman vinkin, joiden avulla voit kehittyä hyväksi asiakaspalvelijaksi. Näistä kolmesta vinkistä kannattaa aloittaa matkalla kohti loistavaa asiakaspalvelua!
1. Opettele käyttämään asiakaspalvelujärjestelmää
Ensinnäkin on tärkeää, että opettelet käyttämään asiakaspalvelujärjestelmää, jota työssäsi tarvitset. Esimerkiksi Zendeskissä, joka on runsaasti käytetty asiakaspalvelujärjestelmä, asiakaspalvelija voi merkitä itselleen ylös asioita, jotka auttavat palvelemaan asiakasta optimaalisella tavalla. On kuitenkin tärkeää, ettei tällaisia sisäisiksi tarkoitettuja kommentteja klikkaa vahingossa asiakkaan näkyville. Pahimmillaan tämä saattaa aiheuttaa noloja tilanteita, mutta vähimmilläänkin tällaiset viestit ovat asiakkaalle hämmentäviä.
2. Hio kirjoitustaitoasi
Hio kirjoitustaitosi huippuunsa. Varmista oikeinkirjoitus ja vastaustesi äänensävy. Varmista myös, että viestisi ovat selkeitä ja että asiakkaan on helppo ne ymmärtää ja seurata antamiasi ohjeita. Tämä koskee niin äidinkieltäsi kuin asiakaspalvelussa mahdollisesti muitakin käyttämiäsi kieliä. Ellet osaa vierasta kieltä täydellisesti, voi olla tarpeen käyttää apuna kielen natiiviosaajaa. Ellet puhu kieltä natiivina, et välttämättä ymmärrä sen kaikkia nyansseja, jolloin viestisi ei välttämättä mene vastaanottajalle perille toivomallasi tavalla.
Voi tuntua haastavalta kirjoittaa kohteliaasti, mutta riittävän jämäkästi, mutta tämänkin taidon oppii pikkuhiljaa. Asiakkaan kunnioitus ja arvostaminen on asiakaspalvelussa kaiken A ja O. Aivan turhaan ei sanota asiakkaan olevan kuningas ja kannattaakin aina muistaa, että nimenomaan asiakkaat tuovat yritykselle sen tulot ja maksavat tätä kautta myös asiakaspalvelijan palkan. Tämä tieto mielessä on entistä helpompaa jaksaa haastaviakin asiakkaita.
3. Selkeytä viestejä tarvittaessa kuvin
Tarvittaessa asiakkaalle lähetettäviä viestejä voi selkeyttää kuvin. Jos esimerkiksi neuvot asiakkaalle, kuinka hän voi käyttää tiettyä ohjelmaa, voit ottaa ohjelmasta vaikkapa kuvakaappauksia, joihin voit vielä tehdä työskentelyä selkeyttäviä kommentteja. Kuvien avulla asiakkaan on entistä helpompaa toimia antamiesi ohjeiden mukaan. Kuvakaappausten ottaminen on lisäksi nopeaa ja helppoa, joten usein onkin tehokkaampaa antaa ohjeita selkeiden kuvakaappausten kera kuin ilman niitä.