Hyvältä asiakaspalvelijalta vaaditaan melko paljon. Ei ole aina helppoa kohdella asiakkaita ystävällisesti ja ymmärtäväisesti, kun vastapuolen viestit saattavat olla kaikkea muuta kuin ystävällisiä ja ymmärtäväisiä – itse asiassa ne saattavat olla toisinaan niin kylmäkiskoisia, että viestien lukeminen saattaisi tuntua melkein siltä kuin joku kaataisi jääkylmää vettä suoraan niskaan.
1. Neuvottelutaidot
Monesti hyvä asiakaspalvelu vaatii hyviä neuvottelutaitoja. Asiakkaan tulee saada kokea olevansa tilanteen kuningas, mutta silti häntä olisi osattava johdatella hienovaraisesti oikeaan suuntaan.
2. Ilmaisutaidot
Hyvä asiakaspalvelija osaa ilmaista itseään selkeästi. Hänen viestinsä ovat helposti ymmärrettävissä ja niiden sävy on ystävällinen ja kunnioittava.
3. Kielitaito
Monissa tilanteissa asiakaspalvelija joutuu vastaamaan viesteihin monella eri kielellä. Yritystoiminta on nykyisin lähes alalla kuin alalla voimakkaasti kansainvälistynyttä, minkä vuoksi kielitaito on todellinen valttikortti asiakaspalvelutehtävissä. On kuitenkin hyvä muistaa, että jos kieli ei ole täysin hallussa, voi olla hyvä käyttää kääntäjän tai oikolukijan apua, etenkin, jos on kyse tärkeistä viesteistä, kuten tarjouskirjeistä. Virheetön kieli luo lähettäjästä luotettavan kuvan, mutta virheitä vilisevä teksti saa lähettäjän helposti tuntumaan epäammattimaiselta. Myös kielen nyansseja voi olla vaikea täysin ymmärtää, ellei ole kielen natiivipuhuja. Juuri tästä syystä olisikin hyvä, jos käytettävissä olisi kielen natiivipuhujan tuki.
4. Tarkkuus
Hyvä asiakaspalvelija on tarkka. Hänen teksteissään ei ole kirjoitusvirheitä ja pilkut ja pisteet ovat paikoillaan. Hän perehtyy kuhunkin asiakkaan lähettämään viestiin huolella ja pyrkii selvittämään mahdollisimman perinpohjaisesti, millaista apua asiakas tarvitsee.
5. Nopeus
Hyvä asiakaspalvelija pyrkii vastaamaan asiakkaiden lähettämiin viesteihin mahdollisimman nopeasti. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että asiakkaiden tukiviesteihin pitäisi vastata ylimalkaisesti tai hutiloiden. Asiakkaiden pyyntöihin tulee keskittyä riittävän tarkasti, mutta asiakaspalvelulle on myös varattava riittävästi aikaa, jotta asiakkaat eivät joutuisi odottamaan kysymyksiinsä vastausta kovin kauaa. Jos yritys on iso ja toiminta laajaa, tarvitaan usein useita asiakaspalvelijoita vastaamaan asiakkaiden tukipyyntöihin.
6. Tieto-taito
Hyvän asiakaspalvelijan tulee tuntea edustamansa yrityksen myymät tuotteet ja palvelut kuin omat taskunsa! Lisäksi hänen tulee hallita käytössä oleva alusta, jotta asiakaspalvelu olisi mahdollisimman tehokasta ja sujuvaa.