2014 in review

The WordPress.com stats helper monkeys prepared a 2014 annual report for this blog.

Here’s an excerpt:

The concert hall at the Sydney Opera House holds 2,700 people. This blog was viewed about 14,000 times in 2014. If it were a concert at Sydney Opera House, it would take about 5 sold-out performances for that many people to see it.

Click here to see the complete report.

Sosiaalinen media asiakastuessa

Eräs lukija kommentoi Pohjoisviitan sivujen taustalla näkyvää lumisadetta. Olin itsekin ihmetellyt mistä se sinne oli tullut ja miksei se mene pois. Yritin ensin katsella asetuksia, mutta niitä on niin paljon. Seuraavaksi siirryin tukisivuille ja sieltä keskustelufoorumille. Ei mennyt montaa sekuntia kunnes löysin aihetta käsittelevän keskustelun ja ohjeen lumisateen poistoon.

Keskusteluja käyvät alan harrastajat, eli vastauksen antoi henkilö, joka ei ole töissä Automattic:illa. Toimi hyvin eikä aiheuttanut työtä tuelle.

What did I get from itSMFest?

Well, I didn’t leave empty handed as I got a nasty flu which has kept me pretty low for almost a week, but was there something else too? I think there was a vision about the future; it was not clear but it sure was not this beautiful Soviet era ad that was lying on tables there 🙂  RTIE-300

The Estonian Conference was again good. Kaimar Karu had invited an interesting crowd of speakers and the one day, one stream concept is powerful but it has grown too popular for the venue. As I came in a bit late, I had to sit in the back where sound quality was bad and slides invisible, especially those with small text.

Adrian Cockcroft was for me one of the most interesting speakers. He spoke about his experiences with Netflix and I picked a few points from him:

–  “Don’t do undifferentiated heavy lifting” i.e. don’t do anything heavy standard stuff. There are specialized companies for that.

– “Organizations build slow, complex scar tissue processes” when they should be lean and fast.

We were saved from ITIL sessions, the only session which could have been one was done by my favorite ITIL skeptic, Stuart Rance. (Now I can see Stuart reaching for his quill and ink, or more likely his iPhone as he does not consider himself as a skeptic but actually he is). Stuart started his presentation by asking who of us think that CSI is a stage in the service lifecycle or a process or a model. Then he explained that it is about attitudes, behavior and culture.  So, bye bye 7-step process.

Many speakers had as their key message to concentrate on what brings value and forget the processes. Patrick Bolger smashed the ITIL tool certifications to pieces, and both he and Bartosz made fun of the full ITIL process chart. Bartosz Gorczynski gaves us a presentation about how to guarantee failure in an ITSM project. It was really funny and so real. I was attending a tools workshop in last September, where the consultants were trying to follow almost all Bartosz’ advice to the letter.

Tobias Nyberg spoke about problems and he also had a fresh, non-process approach. Paul Wilkinson did his ABC sermon and it became clear how the same message came up in many presentations.

I told Paul that I had a lovely real life example of the ABC problem which happened last week. A customer of mine had a minor catastrophe, which might have been much worse. After it had been worked out she said that finding the root cause is not the point. “We know exactly the root cause and we have described the solution before but it just happens again.”

I had a surprise visit to the stage, Kaimar asked me to join a group of people to answer audience’s questions. People had been asked to write their questions so I was able to have peek at them before the start. Some of them were quite hard. I wrote down some of my answers beforehand:

How to start?

  • talk with the customers

What is your best advice?

  • listen to customers

How to influence management

  • use customers voice/message

Stephen Mann talked about commercialization of services which is a good insight. The internal IT competes with web services and it is not an easy race. Kaimar himself ended the conference and left me a tiny bit disappointed. We heard nothing about the future of ITIL.

So what was the vision and message. I´d say it is this: New technology happens fast and IT needs to be prepared to help business with it. There are no easy solutions or simple models, you need to know what creates value and how it is done. You are in a race and the people are the problem and the solution. But you cannot win without good technology.

The full set of presentations are available here http://konverents2014.itsmf.ee/program

Service Deskin ulkoistaminen

Organisaation kannattaa ulkoistaa tehtäviä niihin erikoistuneille yrityksille, mutta on tärkeää, että ulkoistettu tehtävä ymmärretään hyvin ja tiedetään miten se liittyy omaan toimintaan. Ulkoistetun tehtävän tulee olla selkeä kokonaisuus, joka voidaan helposti erottaa organisaation muusta toiminnasta. Tietotekniikassa esimerkiksi konesalin ja palvelimien pyörittäminen on yleensä tällainen tehtävä. Palvelimet tarvitsevat sähköä, jäähdytystä, valvontaa ja turvaa. Suunnilleen samalla kustannuksella hoitaa 1000 tai 2000 palvelinta ja tämän takia harvat organisaatiot tuottavat itse omat konesalipalvelut, useimmille riittää ostettu kapasiteetti. Isompi konesali toki vaatii enemmän sähköä ja jäähdytystä, mutta suurempi keskus voi kehittää parempia menetelmiä esimerkiksi lämmön talteenottoon jne.

Service desk voidaan nähdä samanlaisena helposti ulkoistettavana palvelukokonaisuutena. Mielestäni tämä on virhe ja se johtuu siitä, että päättäjällä on virheellinen käsitys service deskin toiminnasta. Service deskin tehtävänä on olla käyttäjien kontaktipiste erilaisissa asioissa. Näitä ovat tilaukset, muutokset, ongelmat ja viat. Kaikki nämä asiat kytkeytyvät tiiviisti organisaation toimintaan. Tilausten tehokas käsittely voi edellyttää muutoksia organisaation toiminnassa. Vikojen ja ongelmien aiheuttajiin pitää puuttua. Ulkoistuskumppanin on vaikea ryhtyä kehittämään asiakkaansa toimintaa. Ulkoistaminen ei aina tuota toivottua tehokkuutta ja selkeyttä. Pahimmillaan sotkun ulkoistamisesta tulee ulkoistettu sotku.

Service desk -palvelun tuottaja tuottaa luonnollisesti palvelua monelle asiakkaalle ja palvelutuottajan intresseissä on palvelun tehostaminen ja standardointi. Asiakkaan kannalta tämä on harvoin toivottava kehitys. Palvelun hinnoittelulla ja palvelusopimuksilla on toki ohjaava vaikutus palvelun tuottajaan, mutta kokemusten mukaan ne eivät läheskään aina toimi kovin hyvin. Palvelun tuottajalla ei ole minkäänlaista mielenkiintoa turhien häiriöiden poistamiseen jos palvelusta maksetaan yhteydenottojen perusteella. Kiinteähintaisen palvelun tuottajan intresseissä on yhteydenottojen vähentäminen, mutta tämä sujuu parhaiten rajaamalla tiukasti käsiteltävät asiat ja työntämällä mahdollisimman paljon asioita asiakaan käsiteltäväksi. Huono palvelu myös vähentää yhteydenottoja tehokkaasti.

Service deskin ulkoistaminen onnistunee parhaiten silloin, kun palvelun tuottaja vastaa myös kaikista tietotekniikkapalveluista. Silloin palvelun tuottajan intresseissä on palvelun kehittäminen ja turhien häiriöiden poistaminen. Tämä toimii parhaiten silloin, kun asiakkaan liiketoiminta ei ole kovin tietotekniikakeskeistä. Silloin tietotekniikkaa käytetään standardivälineillä ja varsinaisen liiketoiminnan kehittämiseen ei liity tietotekniikan hyödyntäminen. Kokemusteni mukaan tällainen toiminta on harvinaista. Monien organisaatioiden toiminnan kehittäminen nivoutuu tiiviisti yhteen tietoteknisten ratkaisujen kehittämisen kanssa.

Valtionhallinnossa on käynnistymässä laaja ulkoistus. Valtori ryhtyy tuottamaan toimialariippumattomia it-palveluja valtion eri organisaatioille. Tämä sisältää myös Service desk -palvelut. Oma käsitykseni on, että tämä on virhe. Tuki on todellisuudessa toimialariippuvaa, joten eri yksiköiden on hoidettava oma tukensa itse, mutta lisäksi ne joutuvat maksamaan keskitetyn organisaation palveluista. Jos Valtori olisi kaupallinen palvelu, se tekisi pian konkurssin, mutta valtiollisena sillä on monopoli, joten se voi tuottaa kalliita ja huonoja palveluja.

%d bloggers like this: