Mitä olen oppinut. Osa 2. Yksinkertaista

Yksinkertaisuus on äärimmäinen hienostuneisuus” – Leonardo Da Vinci.

Kirjoitin ensimmäisessä osassa asioiden ymmärtämisen tärkeydestä. Epäselvien käsitteiden lisäksi ymmärrystä vähentää tarpeeton monimutkaisuus. Monimutkainen näyttää hienommalta, paksu dokumentti vaikuttaa arvokkaammalta kuin ohut jne. Usein yritetään tehdä liian hienoa, varaudutaan kaikkiin mahdollisiin poikkeustapauksiin ja tuloksena on liikaa detaljeja. Yksinkertaistaminen ei ole helppoa, on kyettävä näkemään olennainen ja uskallettava karsia turhat elementit pois.

Kuka lukee 50-sivuista prosessikuvausta? Prosessikuvaus on todennäköisesti laadittu leikkaa-liimaa -tekniikalla, se on täydentynyt vuosien varrella. Konsultti on muokannut sitä asiakkaiden toivomusten mukaan, mutta ei ole poistanut mitään. Kukaan ei lue sitä ja kukaan ei toimi sen mukaan, mikä on oikeastaan hyvä, koska paksu prosessikuvaus on melko varmasti epälooginen ja sisäisesti ristiriitainen.

Hyvä prosessikuvaus on lyhyt, korkeintaan muutaman sivun mittainen ja sen kuvista näkee nopeasti, miten prosessi toimii. Käytetyt termit on määritelty selkeästi. Prosessikaaviot näyttävät olennaiset vaiheet, kuvaus ei takerru yksittäisten poikkeustapausten käsittelyyn.

Sama koskee raportteja. Hyvä raportti on lyhyt ja selkeä ja se nostaa esille tärkeimmät havainnot. Huono raportti on uuvuttavan pitkä, eikä siitä jää mitään selkeää kuvaa asioiden tilasta ja kehityksestä.

On monta asiaa, jotka vaikeuttavat yksinkertaistamista. Ryhmätyöskentelyssä on helpointa hyväksyä kaikkien ehdotukset, kuin noudattaa tiukkaa linjaa. Monimutkaisuus tuo töitä konsulteille ja kouluttajille. Tulosten laajuus luo mielikuvan tehokkuudesta ja tuottavuudesta.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: