Itilin virheet

Juttuni itil-managereiden potkuista on herättänyt poikkeuksellisen paljon huomiota ja jopa keskustelua Pohjoisviitan sivuilla, joka on melko harvinaista. Viime perjantaista tuli uusi ennätyspäivä WordPressin liikennetilastojen mukaan. Huomautan, että minä en suositellut itil-managereiden erottamista, ainoastaan referoin mitä Charles Betz sanoi esityksessä, eikä hänkään suositellut sitä, hän vain kertoi mitä eräs pankki oli tehnyt.

Lupasin eräälle kommentoijalle tehdä yhteenvedon itilin virheistä. Ehkä voisin aloittaa sittenkin luettelemalla itilin hyötyjä. Itil on parempi kuin ei mitään, jokin kehikko on hyvä olla, sillä sen avulla on helpompi keskustella aiheesta ja on hyvä joutua pohtimaan it-palvelujen tuottamista. Prosesseilla voidaan saada asioita haltuun, on tärkeää priorisoida asioita ja muutoksia pitää hallita. Itil voi toimia, jos sen soveltamisessa käytetään paljon järkeä ja arvostelukykyä, osataan tehdä itsenäisiä ratkaisuja eikä jäädä väittelemään siitä mitä itil sanoo. Itil tarjoaa terminologian ja vaikka se on vähän horjuva, on se parempi kuin ei mitään.

No sitten luettelo itilin virheistä. En takaa, että tämä on kattava mutta yritän listata tärkeimmät.

  • Turhat prosessit. Itil kuvaa liikaa päällekkäisiä prosesseja. Lukuisten prosessien pyörittäminen johtaa helposti siiloutumiseen, jossa jokainen prosessi keskittyy oman alueensa hoitamiseen ja kokonaisuus kärsii. Turhat prosessit tuottavat taas turhaa työtä ja luovat keinotekoisia raja-aitoja.
  • Integraation puute. Kuten Jarkko Hedman kommentoi tätä, ”ITIL-kirjoja lukiessa kysyy itseltään, onkohan näitä tarkastettu koskaan ristiin.”
  • Toiminnot prosesseina. Itil kuvaa suuren joukon asioita prosesseina, vaikka ne eivät mitenkään omaa prosessin ominaisuuksia. Esimerkiksi saatavuuden ja jatkuvuuden varmistaminen ovat suunnittelua, joka vaatii osaamista. Prosessien kuvaaminen ja keinotekoisten tapahtumien kirjaaminen on turhaa työtä ja tuottaa turhia raportteja.
  • Sertifioidut asiantuntijat. Itil sertifikaatit hankitaan vastaamalla monivalintakysymyksiin, joissa oikean vaihtoehdon tietäminen perustuu muistiin. Kuulopuheiden mukaan osa kouluttajista antaa kysymykset etukäteen ja kertoo niiden oikeat vastaukset. Joka tapauksessa sertifikaatti ei kerro mitään omistajansa kyvyistä palveluhallinnan alueelta. Pahimmillaan sertifioitu asiantuntija ajaa järjettömiä ratkaisuja vedoten siihen, että itil sanoo näin, vaikka kyseessä on k.o. ”asiantuntijan” itse keksimä ja täysin virheellinen tulkinta siitä mitä itil ehdottaa.
  • Virheellinen palvelukäsite. Tämä on aika laaja aihe. Lue keskusteluni Akin kanssa.
  • Häiriöhallinta. Itilin suositus syöttää event managementin eli automaattisen valvonnan kautta tulleita häiriöilmoituksia asiakastuen kirjausten sekaan on järjettömyyden huippu. Asiakastuki on aivan eri asia kuin tekninen valvonta.
  • Ongelmanhallinta on rinnakkainen prosessi häiriönhallinnan kanssa. Saman asian tekeminen kahdessa eri vaiheessa on turhaa. Uusiutuva häiriö on liian aikaisin suljettu häiriö. Sotku johtuu siitä, että asiakastuki ja häiriönhallinta on nivottu yhteen.
  • Jatkuvan palvelunkehittämisen (CSI) mittaripainotteisuus on virhe. Painopiste on toiminnan tuloksellisuuden kehittämisessä, ei prosessien tehostamisessa.
  • En viitsi edes repostella turhien prosessien vikoja, sillä enemmistö itilin prosesseista on turhia.

Mielestäni tässä on aivan riittävästi syitä hylätä suurin osa itilistä.  Mitä sitten tilalle? Se on vaikea kysymys. Olen nähnyt lukuisia vaihtoehto-tarjokkaita, mutta mikään niistä ei ole vakuuttanut. Olen myös osallistunut useampaan yritykseen luoda jotain vaihtoehtoista, mutta kaikki hankkeet ovat luovuttaneet.

Turhan monimutkaista

Kaksi vuotta sitten Rik Maes piti loistavan esityksen itSMF Finlandin konferenssissa Kalastajatorpalla. Hän näytti mm. hollantilaisen potilastietojärjestelmän kaaviota. Hän antoi meidän katsella sitä hetken. Se oli hyvin monimutkainen, paljon laatikoita ja viivoja, eikä kukaan ymmärtänyt siitä mitään. Sitten hän näytti yhtä laatikkoa alanurkassa, siinä oli potilas. Potilaasta oli tullut sivuseikka.

Sain hiukan samanlaisen tunteen kun katsoin hyvämaineisen konsultin laatimaa kaaviota it-palvelunhallintajärjestelmästä service deskin perustamista varten. Ainoa ero oli, että tästä kaaviosta ei löydy sitä potilasta eli asiakasta edes alanurkasta. On varmaankin helppoa arvata että keskiössä on konfiguraationhallinnan tietokanta CMDB, jonka ympärillä järjestelmä pyörii. Järjestelmä on tehty itilin mukaisesti ja tulos on varsin monimutkainen.

Service deskin keskeinen tehtävä on asiakaspalvelu, hyvä service desk lisää asiakkaitten tuottavuutta poistamalla heidän työtään haittaavia esteitä. Esteet voivat olla monenlaisia, myös henkisiä. Asiakas voi esimerkiksi pelätä tai inhota tietotekniikkaa ja niiden esteiden voittaminen on aivan yhtä tärkeätä kuin jonkin viallisen nippelin korjaaminen. Siksi Service Desk järjestelmän pitää rakentua asiakkaan ja tämän pulman tai tarpeen ympärille. Toki konfiguraationhallinta on tarpeellista, mutta sillä ei ole mitään osaa asiakaspalvelussa. Service deskin tarpeet ovat erilaiset kuin järjestelmäasiantuntijoiden tarpeet.

Toinen vastaava monimutkaistaja on palveluluettelo. Kuten hyvin tiedämme, asiakkaiden näkemys palveluista on varsin erilainen kuin niitä tuottavan it-organisaation näkemys. Asiakas niputtaa asiat yhteen omien kokemustensa kautta, palvelun tuottaja taas katsoo samaa asiaa omien vastuittensa kautta. Asiaa mutkistaa vielä se, että koko palvelukäsite on hyvin hankala, esimerkiksi itilin määritelmä on puuta heinää, ei sisäinen it poista emo-organisaation kustannuksia ja riskejä, kuten itil väittää. Olen kirjoittanut tästä aiemmin katso: Selkeyttä palveluun.

Kun asiakaspalvelujärjestelmä kytketään palveluluetteloon ja CMDB:een tuloksena on monimutkainen ja vaikeasti hallittava kokonaisuus. Mitään lisäarvoa kytkennästä ei saada. Tai siis toki järjestelmän rakentavat konsultit saavat.

Unohda siis CMDB ja palveluluettelot, kun rakennat service deskin järjestelmää. Keskity asiakkaaseen ja tämän asiaan. Muista, että asiakkaan ongelman ratkaiseminen ei ole sama asia kuin jonkin vian korjaaminen, ne ovat kaksi ihan eri asiaa. Unohda itil, käytä järkeä.

Unlearning ITIL

Kävin 12.12.12 pitämässä itSMF Estonia-konferensissa Tallinnassa päivitetyn version Unlearning ITIL -esityksestä. Esityksen voit ladata tästä: unlearning ITIL v3.

Tämä on nyt kolmas versio samasta itSMF esityksestä, ensimmäisen pidin reilu vuosi sitten Dipolissa, toisen kuukausi sitten Lontoossa. Vastaanotto on ollut mielenkiintoisen erillainen. Suomessa oltiin aika varautuneita, mutta monet tulivat kiittämään esityksen jälkeen. Lontoossa tunnelma suorastaan räjähti kun Don Page kävi ankaraan hyökkäykseen ITILin puolesta, mutta sai suurimman osan yleisöstä vastaansa. Virossa tunnelma oli sähköinen, ihmiset olivat todella vahvasti mukana ja nauroivat paljon. Asiaa auttoi varmaan että sali oli lähes viimeistä tuolia myöten täynnä. 2012-12-12 12.46.27

 

 

 

 

 

Twitter-virta aktivoitui esitykseni aikana:

  • People snapping photos of presenters and slides as if Godzilla just showed up in Tokyo Bay. #itsmfEstonia
  • It appears that, although not televised, the revolution will in fact be tweeted. #itSMFEstonia
  • Quote of the day from @aalem on being a great business ”Reading more iTIL won’t help you much” #itSMFEstonia
  • Superb tweet coverage by @ServiceSphere @patb0512 @barclayrae of @aalem ’s rant on #ITIL > feel like I’m in Estonia right now #itSMFEstonia
  • International #ITSM superstars at #itSMFEstonia @aalem @barclayrae @ServiceSphere @patb0512 @kaimarkaru

superstars

Kiitokset vain Toivosen Matille, joka kutsuu meitä superstareiksi ;), kuvassa mukana myös Chris Dancy, Patrick Bolger, Barclay Rae, Grant Hogan, Kaimar Karu and Darren Justus.

Viestini on toki yksinkertainen, näytän että ITIL sisältää paljon pahoja virheitä ja on täysin älytöntä luulla että sitä opiskelemalla  tulee it-palvelunhallinnan asiantuntijaksi. Se kuitenkin koetaan vallankumoukselliseksi, koska niin monet hokevat ITILin parhaat käytännöt -mantraa.

Muistoja menneisyydestä

Olin maanantain ja tiistain itSMF UK:n 21. konferenssissa. Oli todella upeata nähdä miten hienosti sosiaalinen media toimii. Sosiaalisen median kautta tutustuu erittäin helposti ihmisiin ja kun on keskustellut verkossa, on luonteva jatkaa keskustelua livenä.

Konferenssissa oli muutama erinomainen esitys, joista vaikuttavin oli Simon Wardleyn keynote. Hän kuvasi hienosti luovan tuhon kierrettä. Luova tuho hävittää vanhan ja tilalle tulee jotain uutta ja parempaa. Muutos ei ole pehmeä ja mukava asianomaisille, vaan tuho on todellista tuhoa, sotaa. Sitä edeltää mukava tasaisen elämän vaihe, jolloin kasvu on tasaista ja elämä näyttää varmalta sekä turvalliselta. Näin suomalaisittain Nokia on loistava esimerkki.

Tuhon käynnistää yleensä jokin teknologinen oivallus, joka mahdollistaa uuden tavan toimia. On helppo havaita että printtimedia eli lehdet ovat juuri tässä vaiheessa. Sama koskee myös meitä jotka painimme IT-palvelunhallinnan parissa. Maailma muuttuu vaikka kuinka pyristelisimme vastaan.

Tätä avausta vasten oli piinallista nähdä, miten konferenssissa jauhettiin iänikuisia vanhoja asioita. Valtaosa esityksistä oli ITIL prosesseista, pelkästään incident-problem  -pulmaa käsiteltiin useassa esityksessä. (Incident-problem -pulma ratkeaa heti, kun päätät unohtaa ITILin opetukset). Tuntui kuin ajattelu oli jäänyt junnaamaan menneisyyteen. Tunnelmaa vahvisti se, kuinka esitysten välissä näytettiin videota konkareiden muisteluista.

***

Pidin itse Unlearning ITIL -esityksen ja vastaanotto oli mahtava. Kaikki ITIL ”heavyweights” tulivat etuosaan, joten painetta riitti. Esitys oli pitkälti sama, jonka pidin Suomen itSMF-konferensissa vuosi sitten, ja ne jotka olivat kuuntelemassa muistanevat, että pöllytin ITILiä aika lailla. Se oli helpompaa, kun salissa ei istunut ITILin kirjoittajia 😉

Esitys sai aikaan vipinää Twitterissä ja kannatusta löytyi.  Minut pyydettiin saman tien pitämään esitys Viron itSMF-konferenssissa ja lisäksi tiedusteltiin, voisinko lähteä myös Australiaan pitämään saman esityksen.

***

Konferenssin aikana puhuin riskienhallinnan liian pienestä osuudesta it-palvelunhallinnassa. Asiantuntijat olivat samaa mieltä. Riskienhallinta on tärkeää ja se on jäänyt liian vähälle huomiolle. Tähän mennessä 28.11. pidettävään Riskienhallinnan työpajaan on myös ilmoittautunut liian vähän osallistujia ja todellakin haluaisin pitää sen. Työpaja ei tarkoita pelkästään että tulet opiskelemaan jotain vaan työpaja luo uutta ymmärrystä. Korjaa tilanne ja ilmoittaudu nyt.

itSMF Moskova 2012

Terveisiä Moskovasta. Kirjoitan tätä itSMF konferenssin näyttelytilassa lounastauolla.  Toisella puolella pöytää kohotetaan maljoja konjakilla. Oho, nyt minullekin tuotiin konjakki, hmm olisiko tässä jotain Suomen itSMF:lle.

It-palvelunhallinta kiinnostaa Venäjällä. itSMF:n konferenssiin ilmoittautui yli 1000 osallistujaa ja tungos on melkoinen. Isäntäni Roman Jouraviev matkustelee Murmanskista Vladivostokiin kouluttamassa ITSMn perusteita. Täällä ei olla kovin kiinnostuneita pitkäjänteisestä suunnittelusta, tulosta pitää tulla nyt heti. Venäjällä tulevaisuus on tupla-arvaamista, ennustaminen on toivotonta.  Itse puhun täällä aiheesta The Art of Survey.

Käytännössä IT palvelunhallinta on pääosin Service Deskien perustamista ja tyyli on kovin tutun oloista. Ykköstasolle valitaan osaamattomia henkilöitä, joiden tehtävänä on kirjata tiketit. Kakkostason asiantuntijat taas eivät välitä sulkea tikettejä. Valtuuksia ja tietoa pihdataan tiukasti. Toisaalta käyttäjien osaamistaso on matala ja SD ratkoo hyvin rutiiniasioita.

***

Tapasin Moskovassa Stuart Rancen, joka on yksi itil-kirjojen kirjoittaja. Hän oli yllättävän hyvin tietoinen joistakin itil-kriittisistä kannanotoistani ja meillä oli mielenkiintoinen keskustelu aiheesta. Olimme monissa asioissa samoilla linjoilla. Hän mm. mainitsi esityksessään, että olisi halunnut jättää yhden prosessin pois 2011 versiosta, mutta hänen ei annettu tehdä sitä. Olimme myös samaa mieltä sertifiointikoulutuksen kahlitsevasta vaikutuksesta IT palveluhallinnan kehitykseen.

Mielestäni on tärkeä ymmärtää että it-ala elää hyvin voimakasta kehityskautta ja parhaat käytännöt kehittyvät kaiken aikaa. Siksi olen itse päättänyt keskittyä taas uudestaan asiakastuen kehittämiseen. Tule työpajaani 30.10. kuulemaan ja keskustelemaan siitä, minne Service Deskit ovat matkalla.  Olen päivittänyt työpajan ohjelman.

60 vuotta

Tänään tuli 60 mittariin, jotenkin tuntuu kuin sisällä asuisi vielä se parikymppinen, joka on sitä mieltä että vanheneminen on jotain sellaita mikä tapahtuu muille.

En aio juhlia mitenkään erityisesti, normaali työpäivä siis. Ajattelin kuitenkin muistella vähän menneitä tämän it-maailman näkövinkkelistä.

Oma urani tietotekniikan parissa alkoi tietojenkäsittelyn opiskelulla. Se oli reikäkorttien ja teletypen aikaa. Varsinainen työnteko alkoi kun olin kesätöissä Wärtsilällä analysoimassa jäänmurtamiskokeiden tuloksia. Valitsin laboratorioomme ensimmäisen pöytätietokoneen ja plotterin ja aloin vääntää koodia Basicilla. Graafista tietojenkäsittelyä 70-luvun alkupuolella siis. It-palvelutoimintaan tutustuin sitten Jyväskylän yliopiston laskentakeskuksessa, kun autoin tutkijoita ja opiskelijoita tietokoneen käytössä. Sieltä siirryin VTT:lle jossa vastasin tilastollisesta tietojenkäsittelystä. Tämän jälkeen lähdin Tietotehtaalle, jossa minut nimitettiin muutaman vuoden jälkeen asiakaspalvelun päälliköksi ja perustin ensimmäisen help deskini 80-luvun puolivälissä. Silloin olimme jo siirtyneet näyttöpäätteiden aikaan ja meillä oli myös ensimmäinen PC käytössä.

Help deskin perustaminen ei mennyt kovin mallikkaasti, keskityin liikaa tekniikkaan ja liian vähän ihmisiin. Puhelinjärjestelmän käyttöönotto meni kompuroinniksi ja ostamani help desk ohjelmisto taisi olla virhehankinta, mutta perustamani help desk toki toimii edelleen. Itse en jäänyt sitä katselemaan, vaan loikkasin konsultiksi. Konsultointi DPM Consulting Oy:ssä keskittyi heti alusta vain it-palvelunhallintaan. Olimme silloin uranuurtajia alalla Suomessa. Pari vuotta myöhemmin perustimme myös Help Desk Institute Nordicin ja keskityin konsultoimaan ja kouluttamaan help deskejä.

90-luvun aikana yhteydenpito asiakkaitten kanssa muuttui. Aluksi lähetimme kirjeitä, palkkasin yleensä koululaisia kirjeiden postituksiin, mutta tuli sitä tehtyä itsekin. Jossain välissä faxaaminen tuli muotiin ja opettelin lähettämään faxeja suoraan PC:ltä. Sähköposti ja internet yleistyivät 90-luvun loppupuolella. Pystyin olemaan tässä edelläkävijä, koska asiakaskuntani oli myös edellä muita. Fax menetti pian merkityksensä ja samoin kirjeet. Tiedottaminen ja markkinointi siirtyi verkkoon.

Jotenkin tuntuu siltä, kuin kehityksen vauhti olisi hiipunut vuosituhannen vaihteen jälkeen. Jos vertaa vuosia 1990, 2000 ja 2010 niin kyllä harppaus 1990-2000 on paljon suurempi kuin sitä seurannut kehitys. Olemme toki saaneet älypuhelimet, sosiaalisen median ja tabletit, mutta työni kannalta niillä ei ole ollut samanlaista vaikutusta kuin siirtymisellä paperista nettiin. Vuonna 1990 viestintä tehtiin lankapuhelimella ja kirjeillä.

It-palvelunhallinnassa nämä vuodet ovat olleet tosiaan ymmärryksen hidasta kehitystä, kuten viimeisin kyselyni positiivisesta kehityksestä kertoo. Ensiksi toin help desk -toimintamallia Suomeen. Se rantautui hyvin, käytännöllisesti katsoen kaikki hankkeet onnistuivat. Vaikka helppareita on kritisoitu paljon, niin ne olivat kuitenkin merkittävä kehitysaskel parempaan palveluun. Seuraava isompi kehitysaskel oli itil. Se kolahti lopulta 2000-luvun alkupuolella, mutta sen tulokset ovat olleet paljon vaatimattomampia. Itilin todellinen soveltaminen on osoittautunut vaikeaksi ja työ on vielä kesken.

Tästä eteenpäin jatkan konsultointia, koulutusta ja tutkimusten tekemistä mutta haen uusia näkökulmia. Olisi esimerkiksi mielenkiintoista kehitellä parempia asiakastyytyväisyystutkimuksia tai menetelmiä potentiaalisten ongelmien löytämiseen. Ota yhteyttä jos tällainen asia kiinnostaa.

 

%d bloggers like this: